Zitat: „Als eine Maßnahme gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung haben das Europäische Parlament und der Rat am 20.5.2015 die neue Geldtransfer-Verordnung VO (EU) 2015/847 über die Übermittlung von Angaben bei Geldtransfers verabschiedet, die ab dem 26.06.2017 in Kraft tritt.“
Das klingt zunächst weit entfernt vom Apothekenalltag, kann aber unter Umständen in Verbindung mit SEPA-Lastschriften und Überweisungen zu Rückfragen durch Kunden und Lieferanten führen.
Hintergrund ist, dass Zahlungsdienstleister zur Umsetzung der EU-Verordnung dazu übergegangen sind, selbstständig den Auftraggeber in SEPA-Dateien mit dem bei der Bank hinterlegten Kontoinhaber zu ersetzen. Das kann dann zu Problemen führen, wenn der bei der Bank hinterlegte Kontoinhaber nicht der gleiche ist wie in den Stammdaten im FinanzCenter.
Wo liegt das Problem?
Es sind verschiedene Szenarien denkbar, die zu Rückfragen in der Apotheke führen können. Ein typischer Praxisfall wie dieser könnte auch für Ihre Apotheke relevant sein:
- Sie buchen per Faktura-Monatsrechnung und SEPA-Lastschrift regelmäßig offene Beträge bei Ihnen Kartenkunden ab. In den Stammdaten im FinanzCenter ist als Kontoinhaber „Muster-Apotheke“ hinterlegt. Ihre Kunden sind gewohnt, dass „Muster-Apotheke“ als Auftraggeber der Abbuchung in den Kontoauszügen erscheint.
- Ihr Zahlungsdienstleister geht nun dazu über, den bei sich im Kontostammblatt eingetragenen Kontoinhaber (z. B. den Inhaber der Apotheke „Peter Mustermann“) in die SEPA-Lastschriften einzutragen und damit den bislang übermittelten Auftraggeber „Muster-Apotheke“ zu überschreiben.
- Auf dem Kontoauszug Ihres Kunden erscheint jetzt als Auftraggeber „Peter Mustermann“ anstatt wie bisher „Muster-Apotheke“. Die Transaktion erscheint dem Kunden verdächtigt und er lässt die Lastschrift bei seinem Zahlungsdienstleister widerrufen.
Ergebnis: Sie haben jetzt zusätzliche Arbeit (Rücklastschrift bearbeiten, Kunden informieren, …) und durch den Widerruf auch zusätzliche Kosten (Bankgebühren, …). Außerdem ist die Monatsrechnung nach wie vor unbezahlt.
Was kann getan werden?
Es empfiehlt sich zu prüfen, ob der in den Stammdaten im FinanzCenter hinterlegte Name des Kontoinhabers identisch ist mit dem Namen des Kontoinhabers bei Ihrem Zahlungsdienstleister (oft zu finden z. B. im Online-Banking Ihres Kreditinstitutes). Wenn Sie mehrere Bankverbindungen im FinanzCenter hinterlegt haben, dann prüfen Sie bitte alle Bankverbindungen, da der Kontoinhaber pro Bankverbindung verwaltet wird.
Wenn Sie feststellen, dass die Angaben unterschiedlich sind, können Sie Maßnahmen zur aktiven Information ihrer Kunden ergreifen, um die Anzahl der potenziellen Rückfragen möglichst gering zu halten. Praktische Maßnahmen können z. B. sein:
- Weisen Sie den Namen des abbuchenden Kontoinhabers schon in den Monatsrechnungen aus, z. B. durch einen Standardtext, der automatisch gedruckt wird.
- Überprüfen Sie den in Lastschrift-Mandaten für Ihre Kunden ausgewiesenen Kontoinhaber und weisen Sie ggf. gesondert darauf hin, wenn der Kontoinhaber nicht den Namen der Apotheke enthält.
- Sprechen Sie Ihre Lastschrift-Kunden aktiv auf diese Änderung an, wenn Sie persönlichen Kontakt haben.
Praxistipp: Verwendungszweck anpassen
Als zusätzliche Maßnahme können Sie den Namen der Apotheke im Verwendungszweck der Lastschriften übermitteln. Das ändert zwar nicht den Namen des Auftraggebers, aber es gibt dem Kunden einen Hinweis darauf, wer die Lastschrift veranlasst hat. Die entsprechende Einstellung finden Sie im FinanzCenter im Menü „Bearbeiten, Einstellungen“ und dann im Karteireiter „Zahlungen“ im Abschnitt „Verwendungszwecke“. Dort können Sie einen zusätzlichen Text für Eingangs- und Ausgangsrechnungen hinterlegen, der bei automatisch erzeugten Überweisungen und Lastschriften durch das FinanzCenter angefügt wird. Bitte beachten Sie, dass sich eine Änderung des Parameters erst auf zukünftige Überweisungen und Lastschriften auswirkt, die automatisch erstellt werden.
Fazit
Das Überschreiben des Auftraggebers in SEPA-Dateien durch Zahlungsdienstleister kann der Apotheke zusätzliche Arbeit bereiten. Das ist ärgerlich. Insbesondere, da Zahlungsdienstleister den Zeitpunkt dieser Änderung nicht immer aktiv kommunizieren und die Apotheke u.U. durch Kundenrückfragen „kalt erwischt“ wird. Eine Änderung an dieser Praxis ist aufgrund der verbindlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen eher unwahrscheinlich.
Durch den beschriebenen Abgleich der Stammdaten lässt sich feststellen, ob Ihre Apotheke von dieser Änderung betroffen ist. Falls ja, dann können die vorgestellten Maßnahmen dazu beitragen, die Anzahl der Rückfragen so gering wie möglich zu halten.
Weitere Infos
Den Originaltext der EU-Verordnung finden Sie unter eur-lex.europa.eu. Mithilfe der Suchmaschine Ihrer Wahl finden Sie z. B. mit dem Suchbegriff „geldtransfer-verordnung“ auch zahlreiche weitere Artikel zum Thema, z. B. bei pwc.de oder noerr.com.