Nachfolgend haben wir für Sie Antworten auf „Häufig Gestellte Fragen“ (FAQs) für das Modul Personal-Manager zusammengestellt, dieses Mal zum Thema „Arbeitszeitkonten“.
Wie funktionieren Arbeitszeitkonten im Personal-Manager?
Arbeitszeitkonten werden automatisch pro Mitarbeiter geführt und endlos fortgeschrieben. Buchungen auf den Konten entstehen, wenn Arbeitszeiten manuell oder über die „Fortschreiben“-Funktion in den Dienstplan eingetragen werden. Im Hintergrund ermittelt der Personal-Manager wöchentlich die Differenz zwischen vereinbarter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Überstunden führen zu einer positiven, Fehlstunden zu einer negativen Buchung.
Welcher Wert wird für eine Stunde Arbeitszeit auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben?
Normalerweise ebenfalls eine Stunde, also der Zeitwert. Es können aber auch abweichende Zeitwerte festgelegt werden. So könnte z. B. eine Apotheke in einem Einkaufszentrum den Mitarbeitern für Arbeitszeit nach 19 Uhr den 1.5-fachen Zeitwert gut schreiben. Auf dem Arbeitszeitkonto würden dann für eine Stunde geplante Arbeitszeit 1,5 Stunden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Abweichende Zeitwerte können auch in den Regelarbeitszeiten fest hinterlegt werden.
Wo wird die vereinbarte Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter hinterlegt?
Für jeden Mitarbeiter wird in der Personaldatei eine „Personalakte“ geführt (Karteireiter „Akte“).
Was passiert, wenn sich die Wochenarbeitszeit eines Mitarbeiters ändert?
In diesem Fall wird einfach in der Personaldatei ein neuer Akteneintrag mit der neuen Wochenarbeitszeit und dem dazugehörigen Stichtag angelegt. Um alles Weitere kümmert sich der Personal-Manager.
Ich möchte mit dem Personal-Manager arbeiten. Wie kann ich den aktuellen Saldo der Arbeitszeitkonten übernehmen?
Die Salden werden am besten mithilfe einer Ausgleichsbuchung pro Mitarbeiter übernommen. Im Feld „Zeitwert“ ist der Saldo des Kontos einzutragen, zuzüglich der Sollstunden einer Arbeitswoche.
Beispiel: Sie haben einen Mitarbeiter angelegt, dessen Arbeitszeitkonto zum 30.06. einen Saldo von 27,5 Stunden aufweist. Die regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 20 Stunden. Sie möchten zum 01.07. mit dem Personal-Manager arbeiten. Legen Sie nun im Dienstplan am 30.06. von 12-13 Uhr einen Arbeitszeitbalken an, aktivieren Sie den Schalter „Abweichender Zeitwert“ und tragen Sie den Wert „47,5“ ein (27,5 h plus 20 h Wochenarbeitszeit).
Wo sehe ich den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos?
In der Dienstplanansicht zeigt die dritte Spalte („Aktuell“) den Saldo des Arbeitszeitkontos zum Ende der letzten abgeschlossenen Arbeitswoche (ausgehend vom Tagesdatum) an. Der Inhalt dieser Spalte kann in den Einstellungen auch geändert werden.
Kann man sehen, wie sich das Arbeitszeitkonto in der Zukunft entwickelt?
Ja, und zwar im Bereich „Auswertung“, „Arbeitszeitkonten“. In der Spalte „Vorschau“ steht der Saldo des Arbeitszeitkontos zum Ende des Planungszeitraums. Wenn man also z. B. vier Wochen im Voraus geplant hat, dann enthält diese Spalte den Wert des Arbeitszeitkontos zum Ende der vierten Woche.
Diese Information ist z. B. sehr hilfreich, wenn es darum geht, die Wochenarbeitszeit so zu verteilen, dass möglichst wenig Über- und Fehlstunden entstehen. So kann man z. B. Überstunden abbauen, indem man für den Mitarbeiter in den Regelarbeitszeiten nicht die gesamte Wochenarbeitszeit verplant, sondern z. B. einige Stunden weniger einträgt. Wenn man anschließend den Dienstplan nochmals fortschreibt, kann man in der Spalte „Vorschau“ erkennen, dass sich die Anzahl der Überstunden reduziert.
Wie kann man Korrekturen am Arbeitszeitkonto vornehmen?
Entweder durch Löschen oder Hinzufügen von Arbeitsbalken oder durch Abändern des Zeitwertes bestehender Balken.
Wie kann man das Arbeitszeitkonto mit den Mitarbeitern abstimmen?
Dazu eignet sich die Druckfunktion „Arbeitszeitnachweis“ im Bereich „Auswertung, Arbeitszeitkonten“. Auf dem Formular sind bereits Unterschriftsleisten für Mitarbeiter und Apothekenleiter vorgesehen.
Im Dienstplan ändert sich die Spalte „Aktuell“ nicht, obwohl ich im Kalender blättere. Warum?
Normalerweise zeigt diese Spalte den Saldo des Arbeitszeitkontos zum Ende der letzten abgeschlossenen Arbeitswoche an, ausgehend vom Tagesdatum. Daher ändert sich dieser Wert auch nicht, wenn Sie im Dienstplan blättern. Es ist aber auch möglich, in dieser Spalte den Wert des Arbeitszeitkontos zum Datum des sichtbaren Zeitraums (sowohl in die Vergangenheit als auch in die Zukunft) darzustellen. Eine entsprechende Konfigurationsmöglichkeit finden Sie in den Einstellungen („Dienstplan“).
Wo kann man nachschauen, wie der Saldo des Arbeitszeitkontos zustande gekommen ist?
Alle Buchungen auf dem Arbeitszeitkonto können lückenlos im Bereich „Auswertung, Arbeitszeitkonten“ nachvollzogen werden. Das Protokoll wird dabei wochenweise geführt. Neu angelegte Balken werden mit einem „+“-Symbol, gelöschte Balken mit einem „-„-Symbol aufgeführt. Der Ausdruck des Protokolls ist über „Protokoll-Liste“ möglich.
(Dokument Version 1.1 vom 22.02.2010)