Ab sofort steht die neue Version 12.1 des Moduls Personal-Manager zum Download über NetUpdate bereit.

Wir freuen uns sehr darüber, dass die Online-Funktionen für den Personal-Manager so positiv angenommen werden. Daher haben wir im Update 12.1 eine Reihe von Wünschen umgesetzt und diverse Verbesserungen vorgenommen. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Online-Funktionen noch als „Vorschau-Funktion“ gekennzeichnet und daher standardmäßig ausgeschaltet sind.

Wie bei allen Updates empfehlen wir dringend, vor der Installation der neuen Version eine aktuelle Datensicherung zu erstellen!

Mit asuite.app schneller ans Ziel

Sparen Sie Zeit beim Eintippen im Browser und nutzen Sie die neue Domain „asuite.app“, um das Portal von aSuite-Online schneller zu erreichen. Außerdem kann man sich diesen kurzen Namen auch besser merken. asuite.app führt Sie automatisch weiter zur „langen“ Adresse. Diese lautet jetzt „personal-manager.awinta.net“. Die bisherige Adresse „portal.asuite-online.de“ steht bis auf Weiteres ebenfalls zur Verfügung.

Vorschau-Funktion: Team-Pläne im Browser-Portal

Ein sehr häufig geäußerter Wunsch war die Möglichkeit, neben dem eigenen Einsatzplan auch den gesamten Team-Plan sehen zu können. Ab sofort steht diese Funktion allen Mitarbeitern im Browser-Portal als Vorschau-Funktion zur Verfügung!

Team-Pläne aktivieren: So geht’s

• Personal-Manager 12.1 über NetUpdate laden und installieren
• Dienstpläne online bereitstellen
• Mit dem Browser als Planer anmelden auf „asuite.app“
• In den Einstellungen unter „Mein Konto“ (rechts oben in der Navigation) die Funktion „Teampläne“ aktivieren.

Das war’s. Wenn sich jetzt ein Mitarbeiter im Browser-Portal unter „asuite.app“ anmeldet, dann erscheint ein neues Symbol „Team“ in der Navigationsleiste. Darüber kann der gesamte Zeitraum eingesehen werden, der vom Planer über die „Bereitstellen“-Funktion freigegeben worden ist.

Hinweis zur Einsatzplan-App für Smartphones:
Der Team-Plan steht derzeit nicht in den Apps zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Browser-Zugang unter „asuite.app“, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Vorschau-Funktion: Online-Antragswesen für Urlaube und andere Abwesenheiten

Vereinfachen Sie Ihre internen organisatorischen Abläufe mit dieser neuen Vorschau-Funktion. Die Anträge für Urlaube und andere Abwesenheiten können selbstständig durch Ihre Mitarbeiter im Browser-Portal erfasst und vom Planer anschließend auf Knopfdruck in den Personal-Manager übernommen werden. Planer und Mitarbeiter werden bei Statusänderungen des Antrags (z. B. Genehmigung oder Ablehnung) automatisch per Mail informiert.

Vorbereitungen: So geht’s

• Personal-Manager 12.1 über NetUpdate laden und installieren
• Dienstpläne online bereitstellen. Dabei im Schritt „System einrichten“ (dort, wo die Liste der Mitarbeiter erscheint) im neuen Karteireiter „Abwesenheiten“ die Typen auswählen, die Sie für das Online-Antragswesen freischalten möchten.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter nun im Browser-Portal unter „asuite.app“ anmelden, dann kann das Antragswesen über das neue Symbol „Anträge“ aufgerufen werden.

Anträge genehmigen oder ablehnen: So geht’s

• Im Personal-Manager auf das neue Symbol „Abwesenheitsanträge“ klicken. Das Symbol finden Sie oberhalb des Kalenders in der linken Navigationsleiste.
• Per Doppelklick den Antrag öffnen und anschließend „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Zusätzlich kann die Bemerkung des Mitarbeiters gelesen bzw. eine neue Bemerkung erfasst werden.
• Das war’s. Der Mitarbeiter wird automatisch per E-Mail über die Statusänderung seines Antrags informiert. Wenn Sie anschließend den Dienstplan wieder online bereitstellen, dann wird die neue Abwesenheit auch für alle Mitarbeiter sichtbar.

Hinweis zur den Einsatzplan-Apps für Smartphones:
Das Online-Antragswesen steht derzeit nicht in den Apps zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Browser-Zugang auf „asuite.app“, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Vorschau-Funktion: E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen des Dienstplans

Ein ebenfalls sehr häufig genannter Wunsch war, Mitarbeiter bei Änderungen des Dienstplans spezifischer informieren zu können. Die neue Vorschau-Funktion „Benachrichtigungen“ übernimmt genau diese Funktion. Wenn das System beim Online-Bereitstellen des Dienstplans in den nächsten 30 Tagen eine Änderung im Dienstplan eines Mitarbeiters erkennt, dann wird der Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert. Die E-Mail enthält dann sogar eine vorher/nachher-Gegenüberstellung, was genau sich geändert hat.

Benachrichtigungen aktivieren: So geht’s

• Personal-Manager 12.1 über NetUpdate laden und installieren
• Dienstpläne online bereitstellen
• Mit dem Browser als Planer anmelden auf „asuite.app“
• In den Einstellungen unter „Mein Konto“ (rechts oben in der Navigation) die Funktion „Benachrichtigungen“ aktivieren.

Aus Datenschutzgründen muss zusätzlich jeder Mitarbeiter dem Empfang der Benachrichtigungen zustimmen. Um diesen Ablauf zu vereinfachen, können Sie an dieser Stelle automatisiert Einladungen an alle Mitarbeiter schicken. Die Einladung an die Mitarbeiter enthält eine entsprechende Erläuterung.

E-Mail-Benachrichtigungen werden zukünftig automatisch vom System an die Mitarbeiter verschickt, wenn:

• Die Funktion „Benachrichtigungen“ vom Planer aktiviert worden ist,
• beim Online-Bereitstellen eine Änderung im Dienstplan eines Mitarbeiters erkannt wird,
• der Mitarbeiter dem Empfang von Benachrichtigungen zugestimmt hat.

Bereitstellen von Dienstplänen für bis zu 52 Wochen

Bisher konnten Mitarbeiter online über den Dienstplan der nächsten acht Wochen informiert werden. Jetzt kann der Dienstplan für ein ganzes Jahr (bis zu 52 Wochen) bereitgestellt werden!

Zeitraum für Bereitstellung wählen: So geht’s

• Personal-Manager 12.1 über NetUpdate laden und installieren
• Personal-Manager starten
• Auf das Symbol für die Funktion „Bereitstellen“ klicken
• Unter „Zeitraum“ die gewünschte Anzahl Wochen festlegen, die veröffentlicht werden sollen.
• Auf die Schaltfläche „Bereitstellen“ klicken.
• Fertig.

Im Browser-Portal auf „asuite.app“ sind die Daten für Ihre Mitarbeiter sofort einsehbar. Wenn der Team-Plan aktiviert worden ist, dann steht dieser für den gleichen Zeitraum zur Verfügung.

Hinweis zur Einsatzplan-App für Smartphones:
Der erweiterte Einsatzplan steht derzeit nicht in den Apps zur Verfügung. Es werden wie bisher die nächsten 8 Wochen angezeigt. Bitte verwenden Sie den Browser-Zugang auf „asuite.app“, wenn Sie einen längeren Zeitraum sehen möchten.