Ab sofort steht die neue Version 12.1 des Moduls Personal-Manager zum Download über NetUpdate bereit. Passend zur Version 12.1 wurde auch das Portal asuite-online aktualisiert. Für die Nutzung der Online-Funktionen auf asuite-online ist ein Update des Personal-Managers auf Version 12.1 erforderlich.

Die Version 12.1 enthält wichtige Neuerungen und Änderungen zum Datenschutz und der DSGVO. Die Änderungen betreffen sowohl den Planer als auch die Mitarbeiter. Bitte beachten Sie daher unbedingt die nachfolgenden Hinweise.

Wie bei allen Updates empfehlen wir dringend, vor der Installation der neuen Version eine aktuelle Datensicherung zu erstellen!

Terminsache! Abschluss eines AV-Vertrags durch den Planer innerhalb von sieben Tagen

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag schreibt die Datenschutzgrundverordnung den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages vor. Dieser sogenannte „AV-Vertrag“ (gemäß Art. 28 DSGVO) kann online abgeschlossen werden.

Der AV-Vertrag ist rechtliche Voraussetzung, damit wir Ihnen die Funktion „aSuite-Online“ bereitstellen können. Der Abschluss des AV-Vertrags ist in wenigen Minuten erledigt.

Nach Ablauf der Bearbeitungsfrist ist die Nutzung von aSuite-Online ohne Abschluss eines AV-Vertrags aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht mehr möglich und wird systemseitig gesperrt!

AV-Vertrag abschließen: So geht’s

• Als Planer anmelden auf „asuite.app“. Nach der Anmeldung erscheint eine rote Box mit einem Hinweis zum Abschluss des AV-Vertrags.
• Auf „AV-Vertrag jetzt abschließen“ klicken. Es erscheint ein Formular mit Eingabefeldern zur Individualisierung des AV-Vertrags.
• Über die Schaltfläche „Muster ansehen“ können Sie ein Vertragsmuster im PDF-Format anzeigen und sich mit dem Inhalt des AV-Vertrags vertraut machen.
• Geben Sie nun die Daten Ihrer Apotheke und des Unterzeichners in das Formular ein und schließen Sie den Vertrag über die Schaltfläche „AV-Vertrag jetzt abschließen“ rechtswirksam ab.

Der AV-Vertag wird innerhalb weniger Sekunden erstellt und steht anschließend als PDF-Datei zum Download zur Verfügung. Laden Sie den Vertrag und nehmen Sie die PDF zu Ihren Unterlagen.

Über die Funktion „Mein Konto“ (in der Maske rechts oben per Klick auf Ihren Benutzernamen) und dann „AV-Vertrag“ können die Daten des Vertragspartner im AV-Vertrag bei Bedarf aktualisiert werden. Dies ist z.B. bei einem Inhaberwechsel erforderlich, wenn das Benutzerkonto des Planers bestehen bleiben soll.

Für neue Benutzerkonten mit der Rolle „Planer“ ist der Abschluss des AV-Vertrags direkt in den Assistenten in der Funktion „Bereitstellen“ im Personal-Manager integriert.

Aktualisierte Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung für aSuite-Online wurde aktualisiert. Die aktuelle Fassung finden Sie unter folgender Adresse:
personal-manager.awinta.net/datenschutz

Die aktualisierte Datenschutzerklärung muss einmalig von allen Benutzern (Planer und Mitarbeitern) bestätigt werden. Ein entsprechender Hinweis erscheint automatisch nach dem Anmelden im Browser-Portal auf asuite.app.

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann auch jederzeit über die Funktion „Mein Konto“ (per Klick auf Ihren Benutzernamen rechts oben in der Navigation) und dann „Datenschutz“ oder über den entsprechenden Link in E-Mails aufgerufen werden.

Bestätigung der Datenschutzerklärung beim Anlegen neuer Benutzerkonten

Beim Anlegen neuer Benutzerkonten muss die Datenschutzerklärung jetzt ausdrücklich bestätigt werden. Eine entsprechende Aufforderung erscheint automatisch, wenn das Anlegen eines neuen Benutzerkontos durch Festlegung des Passworts bestätigt wird. Diese Änderung betrifft sowohl Planer als auch Mitarbeiter.

Datenschutzkonformes Löschen von Benutzerkonten

Sie können jederzeit Ihr Benutzerkonto auf asuite-online löschen. Diese Funktion steht sowohl für Planer als auch Mitarbeiter zur Verfügung. Beim Löschen des Benutzerkontos kann gewählt werden, ob Ihre E-Mail-Adresse dauerhaft gesperrt bleiben soll.

Löschen Ihres Benutzerkontos: So geht’s

• Melden Sie sich im Browser-Portal unter asuite.app mit Ihrem Benutzerkonto an.
• Rufen Sie die Funktion „Mein Konto“ auf. Den Menüpunkt finden Sie in der Navigation rechts oben durch Klick auf Ihren Benutzernamen. Die Maske „Mein Konto“ wird angezeigt.
• Wählen Sie in der schwarzen Leiste „Mein Konto“ unter „Aktionen“ die Funktion „Konto löschen“. Die Maske zum Löschen des Benutzerkontos erscheint.
• Bestätigen Sie den Löschvorgang durch Eingabe des angezeigten Sicherheitscodes. Die Eingabe des Sicherheitscodes dient dem Schutz gegen unbeabsichtigtes Löschen.
• Legen Sie fest, ob Ihre E-Mail-Adresse dauerhaft für die Erstellung eines Kontos auf asuite-online gesperrt werden soll. Wenn Sie diesen Schalter setzen, dann kann diese E-Mail-Adresse nicht mehr auf aSuite-Online registriert werden.
• Starten Sie den Löschvorgang über die Schaltfläche „Konto löschen“. Nach einem kurzen Moment erscheint eine Bestätigung über den Löschvorgang und der Benutzer wird automatisch abgemeldet.

ACHTUNG: Beim Löschen des Benutzerkontos für den Planer werden alle mit dem Benutzerkonto verbundenen Daten gelöscht! Das beinhaltet auch alle eingeladenen Mitarbeiter und bereitgestellten Dienstpläne!